每当进行数据分析时，我们的最终目的是将分析过程和结果写成易于理解的分析报告，而分析报告的撰写往往会对分析人员造成很大的困难。而对于大多数读者来说，数据分析报告中技术相关的内容是难于理解的。于是，不管是从写作者的角度还是从读者的角度，一个易于理解的数据分析报告的撰写都不是一件容易的事情。下面我们从三个方面来讲下如何撰写数据分析报告。
# 1.明确内容
从你最了解的开始，在撰写数据分析报告时，你最了解的是你所做的统计，所绘的图以及对数据所建的模。从这些你最了解的内容中，你需要确定什么是最重要的，然后确定对读者来说什么是最重要的。除非你是给你的大学教授或者专业数据分析师写报告，否则可以肯定的是，没有人想知道你必须处理的所有问题，你所使用的技术，或者你在分析上有多努力。没有人会关心你的结论是来自Excel还是来自编写的R程序。他们只想听的是你的结论。
在数据分析报告撰写的过程中，我们需要时时牢记想要传达的信息，为报告撰写一个概要可以帮助我们在报告的写作过程中时时围绕着想要传达的信息。我们可以采取以下三种形式之一的概要。
- 执行摘要： 执行摘要主要针对决策者和没有足够时间或耐心阅读400多个字的人。执行摘要的长度需要限制在一页之内，不要使用任何行话，并且只提供决策者采取适当行动所需要的结论。
- 概述： 概述针对大多数人，无论他们是否会阅读报告。概述是报告内容的删节版，重点放在你想要传达的信息上。概述不应该超过几页。
- 摘要： 摘要针对同行业和其他懂数据分析的人。摘要在一页或更少的页面中总结你所做的所有重要的事情。摘要最常用于学术文章。
# 2.明确受众
每一篇关于技术写作的指导文章都告诉读者要考虑他们的受众，然而实际的情况是，能够做到这一点的作者不在多数。 在做统计分析时，首先要考虑的是对其进行分析的群体的特征。同样地，在开始撰写数据分析报告时，首先要考虑的是受众的特征。我们可以从以下几个方面来考虑受众的特征：
# 2.1 受众是谁
受众通常是由读者相对于报告所扮演的角色来定义的。报告的受众可以定义为决策者、利益相关者、评论者或者对报告感兴趣的人。按照重要程度分，可以有主要的、次要的甚至其他更多级别的受众。如果你的报告要照顾到上述的所有受众，那么你的报告是有问题的，因为你不可能取悦所有的人。因此，在定义你的受众时，首先关注的是最重要的人，其次关注受众中最大的一群人。
# 2.2 受众的特征
一旦明确了报告的受众，我们应该尝试了解他们的特征。也许最重要的受众特征是他们对报告所描述的主题和分析的理解能力。我们无法改变受众的知识水平，但是我们可以调整展示工作的方式。
# 2.3 受众的目标
在数据报告的撰写过程中，我们需要知道所定义的受众的目标是什么？他们将如何处理报告中的结论？报告中的结论对他们来说是一件大事还是只是他们需要调整的事情？
# 2.4 报告的截止日期
在撰写报告之前，我们需要知道受众想什么时候看到报告？谁必须审查报告，他们需要多长时间才能发布报告？截止日期有多严格？我们还有多长时间用来写报告？还有一个要永远记住的建议是，永远不要提交一份报告草稿供审查。
# 2.5 报告的呈现形式
最后，应该考虑如何呈现报告以便受众能够从报告中获取足够多的有用的信息。这里有几个要注意的事项：
# 2.5.1 报告的打包
报告完成后，需要考虑如何将报告进行打包。需要考虑将报告打包成一封简短的信件报告、综合报告、博客或互联网文章、专业期刊文章、白皮书，还是报告会作为另一份文件的一部分被收录。
# 2.5.2 报告的格式
我们需要考虑报告以电子文件还是以纸质文件的形式发放？如果是电子文件，是否可以在互联网上使用？可以对它进行编辑吗？它的使用会受到限制吗？例如需要使用密码。
# 2.5.3 报告的外观
我们需要考虑报告将仅限于黑白还是将包括彩色？图形与文本的比例是多少？报告是传统的还是浮华的，就像营销手册一样？是否会有折叠页或像地图这样的超大插页。
# 2.5.4 报告的附加项
我们需要考虑除了报告之外，是否还需要提供一些项目，例如电子数据文件、分析脚本或程序代码以及计算机输出？是否必须根据报告的内容创建演示文稿？
# 2.5.5 报告的易访问性
在撰写报告时，需要仔细斟酌表格、图形和特殊符号的使用，因为会影响到报告的易读性。另外还应该考虑报告中颜色的使用是否会影响色盲人士的阅读。
在对受众进行全面了解的过程中，我们不必处理上述的所有细节，而且许多细节只需要片刻的思考。但是，如果能够仔细考虑上述这些因素，那么我们便会更好地了解为谁撰写报告以及应该如何撰写报告。
# 3.吸引受众的注意力
在撰写数据分析报告时，我们必须预料到许多读者会在一段时间（有可能是15秒）后失去兴趣，即使他们在一开始有着浓厚的兴趣。因此，在撰写分析报告时，需要考虑如何吸引受众的注意力。这里有几个建议：
# 3.1 找到共同点
每段关系都始于拥有共同点。与共同的敌人作战或解决共同的问题可以形成最牢固、最持久的纽带。因此，在报告中首先要做的事情就是建立这种共同点。如果你是在客户的要求下进行数据分析，那么建立共同点并不困难。因为客户已经沉浸在数据中，并且希望你来帮助解决问题。如果你提供不请自来的信息，那么建立共同点就不是那么容易了。有些人可能在潜意识里并不真正想要你提供的信息，尤其是当你分析他们专业领域的数据时。这时候我们可以尝试在其他领域建立共同点。也许你的分析可以用于解决读者遇到的不同问题。
# 3.2 摒弃无关内容
所有不会推进报告进展的内容都不要在报告内出现。但是这并不意味着我们必须省略这些内容。我们可以把它归为一个附录。像数据、数据收集调查、表格以及清洗和分析程序这样的内容，除非要求出现在报告正文中，否则都应放在附录中。
# 3.3 为报告定调
报告的写作风格会提高或降低报告的可读性。正式的语气，严格遵守语法规则，复杂的句子结构，使用第三人称和被动语态，以及大量的行话，是大多数数据分析报告的典型特征。正式的语气有利于描述细节。然而，正式的语气可能更难理解，尤其是对于不习惯阅读技术报告的人。非正式的语气，带有简单的语法和词汇、口语、缩略语、类比和幽默，非常适合于博客的写作。非正式的语气有利于讨论想法和概念，以及激励读者或传达愿景。它们更具吸引力，并且对于大多数人来说往往更容易理解。如果你是拿钱来写数据分析报告，正式的语气通常更合适，但是正式的写作通常更难阅读。
# 3.4 优化报告
就在你认为自己已经完成数据报告写作的时候，其实你还没有。这时候你必须做更多的事情来使报告变得更好。首先，如果可以的话，花点时间将报告再通读一遍，并在通读的过程中不断改进报告。如果你认为有需要的话，将报告大声朗读出来，甚至可以在朗读时记录下来，然后进行回放，这样你可以同时调动你的视力和听力。在进行数据报告优化时，也不要忽略一个好的编辑器的作用，一个好的编辑器可以在拼写、语法、标点符号、单词选择、风格、语气、格式、参考和可访问性方面提供帮助。上述的付出通常是值得的，因为现在是追求完美的时候了。
# 4.总结
本节课我们讲述了如何撰写数据分析报告，包括如何确定内容、明确受众以及如何让报告吸引受众的注意力。